Montag, 17. März 2008

Arbeiten mit Feldern in Word 2007

Heute mal wieder ein etwas technischerer Post mit dem Thema "Arbeiten mit Feldern in Word 2007".

Problem 1: Alle Felder aktualisieren
Man kennt das Problem: Das Dokument hat viele Felder (Inhaltsverzeichnis, Verweise, Fußnoten, etc), die man nicht einzeln suchen möchte. Man möchte ganz einfach alle aktualisieren, damit man sicher gehen kann, dass sie alle auf dem aktuellen Stand sind, bevor man das Dokument rausschickt.
Das war so eine Sache, nach der ich eine ganze Zeit lang gesucht habe (in Word). Eine Frage in Google hat die simple Antwort gebracht: Das ganze Dokument markieren (Strg+A) und dann Felder aktualisieren (F9). So einfach ist das ;-)

Problem 2: Alle Felder anzeigen
Wenn man jetzt alle Felder aktualisiert hat, würde man auch ganz gerne wissen, ob die alle stimmen. Dazu muss man sie aber auch alle (schnell) sehen können. Der erste Teil der Übung ist recht einfach: Wir zommen ein bisschen raus, so dass wir mehrere Seiten auf einmal sehen können. Um jetzt noch die Felder schnell erkennen zu können, müssen wir sie highlighten und das geht wie folgt:

  1. Office-Symbol (das oben links)
  2. Dort dann rechts unten "Word Optionen"
  3. Erweitert
  4. Im Absatz "Dokumenteninhalt anzeigen"
  5. Die Dropdown-Box auf "Immer" setzen
  6. OK
Jetzt werden alle Felder grau hinterlegt, so dass man sie einfach sehen kann. Einer schnellen, visuellen Überprüfung steht jetzt nichts mehr im Wege.

Kommentare:

  1. Problem 1 führt bei größeren Dokumenten zu Problem 1b - nämlich dass besagtes Vorgehen nicht klappt. Dann empfiehlt es sich die ersten paar Seiten (z.B. mit dem Inhaltsverzeichniss) bei der Selektion wegzulassen.

    AntwortenLöschen
  2. Meine Hyperlinks springen in den Quellcode zurück, wenn ich diese aktualisieren möchte. Danach muss ich den gesamten Text markieren und die Felder wieder "einschalten". Weiß jemand einen Rat?
    Danke.

    AntwortenLöschen

Hinweis: Nur ein Mitglied dieses Blogs kann Kommentare posten.